REDEGJØRELSE fra Espegard AS
Org.nr. 871572232

- selskapets åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold-

1. Generell beskrivelse
    
   1. Bakgrunn
      Åpenhetsloven trådte i kraft juli 2022. Selskapet har i likhet med loven et mål om å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Loven skal sikre publikum tilgang til informasjon om hvordan selskapet håndterer reelle og mulige grunnleggende negative konsekvenser av sin virksomhet.
      
      OECDs retningslinjer er utgangspunkt for regelverket. Selskapet må utføre evalueringer av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold på tvers av leverandører. Dette for å sikre at egnede standarder for etisk sysselsetting oppfylles i alle ledd.
      
      Espegard arbeider med å sikre og forebygge brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
   2. Selskapsstrategi
      Selskapets strategi støtter FNs bærekrafts-mål, og det er et overordnet ansvar for selskapet å bidra til en bærekraftig utvikling. Selskapet har prioritert bærekrafts-mål som man kan påvirke i større grad. Dette er områder som menneskerettigheter, lønn- og arbeidsvilkår, sikkerhet, miljø og korrupsjon. Bærekraft er en del av det daglige virke fra større investeringer eller daglige operative valg.
   3. Bærekrafts-strategi
      Selskapet er i ferd med å revidere bærekrafts-strategien som er retningsgivende for selskapets arbeide med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Espegard AS gjennomfører sin bærekraftstrategi gjennom:
      
      - Ansvarlig eierstyring og ledelse
      - Etisk forretningspraksis
      - Ansvarlig og transparent kommunikasjon
      - Oppfylle eller overholde krav fra myndigheter og sentrale interessenter
      - God datasikkerhet
   4. Styringsinstruks
      I Espegards styringsinstruks, som nærmere beskriver rammene for styring, vil det bli innarbeidet et eget avsnitt som beskriver retningslinjene for arbeidet med Åpenhetsloven.
   5. Code of conduct, styre- og ledelsesadferd
      I Espegard praktiseres etisk forretningsførsel. Gjennom Code of conduct, som er under utarbeidelse, forplikter vi oss til ett felles verdisett. Dokumentet adresserer viktigheten av etisk adferd og rolleforståelse.
   6. Retningslinjer for implementering av Åpenhetsloven
      Selskapet er i 2022 en del av et konsern, og det er under utarbeidelse felles retningslinjer for arbeidet med Åpenhetsloven. Retningslinjene vil henvise til et årshjul med punkter som ivaretar kravene til aktsomhetsvurderinger der roller og ansvar er plassert. Konsernet er nå i en implementeringsfase, og det jobbes med å utarbeide maler til en verktøykasse. Arbeidet gjelder for samtlige av konsernets datterselskap. Prosessen styres fra konsernledelse.
   7. Regelverk for innkjøp
      Selskapet benytter ILO’s standard for etisk handel, og alle vesentlige leverandører skal signere på at ILO’s standarder følges. Gjennom oppfølging av leverandørene skal både de kommersielle og regler rundt bærekraft og etisk handel følges.
   8. Anskaffelsesstrategi
      I selskapets anskaffelsesstrategi er ett av delmålene å redusere miljøbelastningen, fremme klimavennlige løsninger, bidra til ryddige lønns- og arbeidsvilkår og bidra til at grunnleggende menneskerettigheter respekteres.
   9. Seriøsitetsbestemmelser.
      Seriøsitetsbestemmelsene innebærer krav til lønns- og arbeidsvilkår, HMS-kort, krav om faglærte håndverkere og lærlinger i prosjekter og begrensninger i adgangen til bruk av underleverandører. Bestemmelsene sikrer også adgang til kontroll av at kravene etterleves.
   10. Kontraktsmaler
       I våre kontraktsmaler er innarbeidet kontraktsvilkår som ivaretar alle krav iht. Åpenhetsloven og der vi samtidig sikrer oss alle rettigheter til å utføre kontroller som loven pålegger oss.

2. Aktsomhetsvurderinger
   Selskapets største risikoforhold er knyttet til produsenter i andre kulturer eller med lang avstand til selskapet. Selskapet leid inn egen ressurs som følger opp enkelte av selskapets leverandører i henhold til selskapets retningslinjer.
   
   De største risikoelementer er vurdert til å være HMS, lønns- og arbeidsvilkår samt etterfølgelse av internasjonale miljøkrav hos den enkelte produsent. Selskapet har noe leieproduksjon og leverandører mottar spesifikasjoner/krav fra selskapet som den enkelte produsent skal etterfølge.
   
   Kapasitetsutfordringer har medført at et begrenset antall kontroller er blitt utført i 2022.
   1. Forankre ansvarlighet hos styret og ledelsen
      I styremøter er arbeidet med Åpenhetsloven behandlet i 2022 og 2023, og årets redegjørelse er forelagt selskapets styre. Styret har presisert viktigheten av kontinuerlig fokus gjennom hele året med selskapets bærekrafts-arbeide. Tilsvarende er gjennomgått med selskapets ledelse.
      
      Ansvarlighet i styrende dokumenter er en kontinuerlig prosess. Det vil likevel bli viet ekstra oppmerksomhet ved første revisjon av dokumentene nå som Åpenhetsloven er tredd i kraft. Espegard har over tid arbeidet med å videreutvikle virksomhetsstyring i konsernet blant annet ved utarbeidelse av strategiske dokumenter for ulike styringsnivå i konsernet.
      
      Over tid har selskapet utviklet et system for oppfølging av leverandører, og dette vil bli revidert høsten 2023 sammen med innføring av bærekrafts-mål for perioden 2023/2024.
   2. Forankre ansvarlighet i styrende dokumenter
      Ansvarlighet i styrende dokumenter er en kontinuerlig prosess. Det vil likevel bli viet ekstra oppmerksomhet ved første revisjon av dokumentene nå som Åpenhetsloven er tredd i kraft. Mye er imidlertid allerede på plass, og selskapet arbeider etter flg. styringsdokumenter:
      
      -Konsernstrategi
      -Bærekraftstrategi (endelig versjon utarbeides høsten 2023)
      -Virksomhetsplaner
      -Handlingsplaner
      -Selskapsstrategier
      
      I tillegg til de strategisk overordnede dokumentene i vil det være flere styrende dokumenter som naturlig vil omtale Åpenhetslovens krav til ansvarlighet.
   3. Kartlegge egen virksomhet og dens faktiske og mulige negative konsekvenser
      Konsernledelsen har jevnlige gjennomganger av konsernets risikobilde. Risikoer følges opp med konkrete risikoreduserende tiltak. Som ledd i arbeidet med implementering av Åpenhetsloven, vil tema rundt vår virksomhets negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, naturlig inngå som ledd i ledelsens risikoarbeid. Det vil på sikt bli utarbeidet maler og en enkel verktøykasse til formålet, og oppgaven legges inn i ledelsens årshjul.
3. Kartlegging av leverandører
   1. Anvendelse
      Med leverandør mener man et selskap som man har inngått et tidsubestemt samarbeid med og som man jevnlig kjøper fra. Dette kravet gjelder ikke for leverandører som man sporadisk handler med, dvs. sjeldnere enn en gang i året.
   2. Selv-evaluering
      Før kontraktsinngåelse sender selskapet spørreskjemaet” Self Evaluation – Code of Conduct and Ethical Trade”. Skjemaet er en sjekkliste som inneholder alle relevante punkter i de overordnede retningslinjer utarbeidet av Initiativ for Etisk Handel. Retningslinjene dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstaker-rettigheter og miljø. Leverandøren skal vurdere sin standard i forhold sjekklisten og rangere svarene i 4 kategorier: ”Not applicable”, ”Not in compliance”, ”Work In progress”, og ”In compliance”. Svar skal foreligge før selskapet går videre i prosessen.
   3. Bedriftsbesøk
      Etter at skjema for selvevaluering er mottatt, gjennomføres et bedrifts-besøk hos leverandører hvor deres selvevaluering gjennomgås med ledelsen på høyt nivå og hvor selskapet ved selvsyn og egne observasjoner vurderer graden av samsvar. Selskapet utarbeider en rapport som presenteres for ledelsen fortrinnsvis i forbindelse med besøket og avtaler eventuelt en handlingsplan for å lukke identifiserte avvik og forbedringspunkter med prioritering og tidsfrister for tiltakene.
      
      Dersom selskapet ikke møter forståelse hos leverandøren for å imøtekomme kravene til Etisk Handel og forholdene generelt hos leverandøren er kritikkverdige, vil selskapet ikke inngå kontrakt med dem.
   4. Oppfølging
      Minst en gang i året besøker selskapet leverandører bl.a. for å vurdere deres forbedringsarbeid med utgangspunkt i den avtalte handlingsplanen og for å få et inntrykk av hvordan leverandøren generelt oppfyller kravene i kontrakten. Slike besøk kan være avtalt eller uanmeldt, men skal normalt være avtalt.
      
      Etter hvert besøk utarbeides en rapport som bl.a. gir status for leverandørens etterlevelse av kontraktsmessige krav mht. oppfyllelse av Code of Conduct and Ethical Trade. Om nødvendig følges leverandøren opp med oppfølgingsbesøk, telefon eller e-post.
   5. Iverksatte tiltak
      Det er gjennomført flere tiltak de siste årene med søkelys på å redusere potensiell risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Bl.a. med fokus på oppfølging av etiske retningslinjer på enkelte leverandører.
      
      Selskapet er fra 2022 en del av et konsern, og følgelig omorganisert strukturelt og operativt. Fase en med fokus på strategi og driftsmodeller. Fase to med fokus på driftsselskapene. Relatert til arbeidet med bærekraft og Åpenhetsloven vil selskapet oppleve økte ressurser som følge av omorganiseringen.
4. Revisjoner og risikovurderinger
   Høsten 2023 er det planlagt en selvpålagt forvaltningsrevisjon knyttet til leverandøroppfølging. Endelig rapport vil foreligge våren 2024. Revisjonen vil spesielt følge opp etiske krav hos leverandører. Som ledd i denne revisjonen blir fem leverandører valgt ut for særskilt kontroll.
   1. Følge opp tiltak
      Under selskapets revisjoner foreligger konkrete planer for oppfølgingstiltak som ledd i risikoreduserende arbeid. Fremgangsmåte og metodikk knyttet til oppfølging rundt tiltak, kommunikasjon og gjenoppretting vil tilpasses hver enkelt sak.
5. Varsling
   Med varsling menes å si ifra om kritikkverdige forhold i virksomheten. Varsling kan skje internt i virksomheten eller til myndighetene. Espegard har rutiner for varsling.
   
   Forbrukertilsynet er tilsynsmyndighet for Åpenhetsloven. Klage på brudd på åpenhetslovens informasjonsplikt sendes på eget skjema til Forbrukertilsynet.
   
   Klage på brudd på åpenhetslovens informasjonsplikt – se https://www.forbrukertilsynet.no/apenhetsloven

Ål, 29. juni 2023

Styret i Espegard AS